De koffiemachine doet het iedere ochtend. Totdat hij het ineens niet meer doet. Het display geeft een storing, er komt alleen lauw water uit of de melkopschuimer werkt precies op het drukste moment niet.
Dan blijkt pas hoe belangrijk goede service is.
Een onderhoudscontract voor een koffiemachine voorkomt niet iedere storing. Het bepaalt wel hoe snel het probleem wordt opgepakt, welke kosten gedekt zijn en wie verantwoordelijk is voor het onderhoud. Toch verschillen contracten behoorlijk van elkaar. Een laag maandbedrag zegt daarom niet alles.
Waar moet u op letten en wat hoort normaal gesproken in een goed servicecontract?
Wat is een onderhoudscontract voor een koffiemachine?
Met een onderhoudscontract maakt u vooraf afspraken over het technische beheer van de zakelijke koffiemachine. U betaalt meestal een vast bedrag per maand of per jaar. In ruil daarvoor verzorgt de leverancier afgesproken onderhoud en ondersteuning.
Het contract kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- Preventief onderhoud
- Hulp bij storingen
- Arbeidsloon van de monteur
- Voorrijkosten
- Vervanging van technische onderdelen
- Telefonische ondersteuning
- Een vervangende machine bij een langdurig defect
Niet ieder contract bevat al deze onderdelen. Controleer daarom altijd de voorwaarden en niet alleen de prijs bovenaan de offerte.
Waarom preventief onderhoud belangrijk is
Een professionele koffiemachine verwerkt dagelijks water, koffie, melk en soms cacao. Die ingrediënten laten resten achter. Onderdelen slijten en instellingen kunnen langzaam veranderen.
Bij preventief onderhoud wordt de machine gecontroleerd voordat er een duidelijke storing ontstaat. Denk aan het reinigen en controleren van de zetgroep, leidingen, afdichtingen, maalschijven en uitgifte. Ook kan een monteur de afstelling en koffiekwaliteit nalopen.
Dat heeft drie voordelen:
- De kans op onverwachte uitval wordt kleiner.
- De smaak blijft constanter.
- Slijtage wordt eerder ontdekt.
Hoe vaak onderhoud nodig is, hangt niet alleen af van de leeftijd van de machine. Een apparaat dat dagelijks tweehonderd koppen zet, wordt veel zwaarder belast dan een compacte machine op een kantoor met acht medewerkers.
Wat is meestal inbegrepen bij een servicecontract?
De precieze dekking verschilt per leverancier. Toch zijn er een aantal onderdelen die vaak terugkomen.
Preventieve onderhoudsbeurten
De leverancier spreekt af hoe vaak de machine wordt gecontroleerd. Dat kan op vaste momenten gebeuren of op basis van het aantal gezette koppen.
Vraag niet alleen hoeveel onderhoudsbeurten u krijgt. Vraag ook wat er tijdens zo’n beurt daadwerkelijk wordt gedaan.
Storingsdienst
Bij een storing kunt u contact opnemen met de leverancier. Soms probeert een medewerker het probleem eerst telefonisch of op afstand op te lossen. Lukt dat niet, dan wordt een monteur ingepland.
Controleer op welke dagen en tijden de storingsdienst bereikbaar is. “Service binnen één werkdag” is iets anders dan service in het weekend of op een feestdag.
Arbeid en voorrijkosten
Bij een compleet contract zijn arbeid en voorrijkosten vaak inbegrepen. Bij een basiscontract kunnen deze kosten apart worden berekend.
Dat verschil is belangrijk. Een goedkoop contract kan alsnog duur uitvallen wanneer voor ieder bezoek een losse factuur volgt.
Technische onderdelen
Sommige contracten dekken onderdelen die door normaal gebruik verslijten. Andere contracten vergoeden alleen arbeid en niet het materiaal.
Vraag daarom expliciet welke onderdelen wel en niet onder de overeenkomst vallen.
Vervangende machine
Een defect is niet altijd direct te repareren. Wanneer een onderdeel besteld moet worden, kan de machine meerdere dagen buiten gebruik zijn.
Voor kantoren waar veel koffie wordt gedronken, is een vervangende machine dan geen luxe. Controleer of deze mogelijkheid is opgenomen en vanaf welk moment u er recht op heeft.
Wat is vaak niet inbegrepen?
Ook een uitgebreid onderhoudscontract heeft grenzen. Deze onderdelen vallen regelmatig buiten de standaarddekking:
- Dagelijkse reiniging door de gebruiker
- Reinigingsmiddelen en filters
- Schade door verkeerd gebruik
- Schade door stoten, vallen of verplaatsen
- Problemen door het niet opvolgen van reinigingsmeldingen
- Koffiebonen, instantkoffie, melk en cacao
- Werkzaamheden buiten de afgesproken servicetijden
- Aanpassingen aan water, stroom of meubilair
Laat uitsluitingen altijd duidelijk opnemen in de offerte. Zo voorkomt u discussie wanneer er daadwerkelijk iets misgaat.
Dagelijkse reiniging blijft de verantwoordelijkheid van het kantoor
Een onderhoudscontract betekent niet dat medewerkers niets meer hoeven te doen.
Lekbakken moeten worden geleegd. Uitlopen moeten schoon blijven. Een melksysteem vraagt extra aandacht, omdat melkresten snel kunnen ophopen. Ook reinigingsprogramma’s moeten op tijd worden uitgevoerd.
Wijs daarom één of twee medewerkers aan die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse controle. Een korte routine voorkomt veel storingen en smaakproblemen.
Vraag de leverancier bij plaatsing om een duidelijke uitleg. Nog beter is een eenvoudige schoonmaakkaart naast de machine. Dan weet iedereen wat dagelijks, wekelijks en maandelijks nodig is.
Maakt het type koffiemachine verschil?
Ja. Niet iedere machine vraagt dezelfde service.
Een instant koffiemachine werkt met oplosbare ingrediënten en kan grote aantallen dranken snel uitgeven. Een bonenmachine maalt voor iedere consumptie verse koffie. Daarbij worden onder meer de molen en zetgroep intensief gebruikt. Machines met verse melk hebben daarnaast een melksysteem dat zorgvuldig moet worden gereinigd.
Ook capaciteit telt mee. De compacte FACILenjoy FE17 is bedoeld voor ongeveer 30 tot 50 koppen per dag. Machines zoals de FACILenjoy FE65 en FE91 zijn gebouwd voor veel intensiever gebruik. Het onderhoudsplan moet bij die dagelijkse belasting passen.
Een standaardcontract voor iedere machine klinkt eenvoudig, maar is niet altijd de beste keuze.
Onderhoud bij huren, leasen of kopen
De manier waarop u de machine afneemt, heeft invloed op het onderhoud.
Koffiemachine huren
Bij huur is service vaak onderdeel van het maandbedrag. De leverancier blijft eigenaar en heeft er belang bij dat de machine goed blijft werken.
Controleer wel wat “inclusief service” precies betekent. Onderdelen, voorrijkosten en een vervangend apparaat zijn niet automatisch altijd inbegrepen.
Koffiemachine leasen
Bij lease kan service onderdeel zijn van dezelfde overeenkomst, maar het kan ook een los contract zijn. Kijk daarom naar het totale maandbedrag en niet alleen naar de leasetermijn.
Meer over deze keuze leest u in zakelijke koffiemachine huren of leasen: wat past bij uw kantoor?
Koffiemachine kopen
Bij aankoop bent u zelf verantwoordelijk voor onderhoud en reparaties. Een apart onderhoudscontract geeft dan meer zekerheid. Zonder contract betaalt u werkzaamheden meestal per bezoek.
Los onderhoud kan voordelig lijken wanneer de machine weinig wordt gebruikt. Bij intensief gebruik kan een vast contract juist meer rust en voorspelbaarheid geven.
Welke factoren bepalen de prijs?
De prijs van een onderhoudscontract hangt onder andere af van:
- Het type koffiemachine
- De leeftijd van het apparaat
- Het aantal koppen per dag
- Het gebruik van verse melk
- De gewenste responstijd
- De afstand tot de servicemonteur
- Het aantal locaties
- De onderdelen die worden gedekt
- De beschikbaarheid van een vervangende machine
Vergelijk offertes daarom alleen wanneer de dekking gelijk is. Een contract van €30 en een contract van €60 per maand kunnen totaal verschillende service bieden.
Stel deze negen vragen voor u tekent
Gebruik deze checklist bij het vergelijken van leveranciers:
- Hoe vaak vindt preventief onderhoud plaats?
- Zijn arbeid en voorrijkosten inbegrepen?
- Welke onderdelen vallen onder het contract?
- Welke onderdelen en situaties zijn uitgesloten?
- Binnen hoeveel tijd wordt een storing opgepakt?
- Geldt die tijd als reactie of als bezoek van een monteur?
- Krijgen we een vervangende machine bij langdurige uitval?
- Welke dagelijkse reiniging moeten medewerkers zelf uitvoeren?
- Kan het contract worden aangepast als ons gebruik verandert?
Met duidelijke antwoorden kunt u veel beter beoordelen wat het contract werkelijk waard is.
Het beste contract past bij het echte gebruik
Een onderhoudscontract voor een koffiemachine moet vooral aansluiten op de praktijk. Een klein kantoor heeft andere risico’s dan een drukke receptie, productielocatie of lunchruimte.
Kijk daarom eerst naar het aantal koppen, de piekmomenten en het belang van snelle service. Vergelijk daarna pas de maandbedragen.
Pinnacle levert zakelijke koffiemachines van onder andere ETNA en FACILenjoy voor bedrijven in Nederland en België. De machines kunnen worden gecombineerd met service en support die past bij het gebruik en de gewenste zekerheid.
Persoonlijk advies nodig?
Wilt u weten welk onderhoud en welke koffiemachine passen bij uw kantoor? Bekijk de zakelijke koffiemachines of vraag vrijblijvend advies aan. Pinnacle denkt mee over capaciteit, service en de juiste oplossing voor uw bedrijf.
Veelgestelde vragen
Is onderhoud inbegrepen als ik een zakelijke koffiemachine huur?
Bij huur is onderhoud vaak onderdeel van het maandbedrag. Controleer altijd of ook onderdelen, voorrijkosten en een vervangende machine zijn inbegrepen.
Hoe vaak heeft een zakelijke koffiemachine onderhoud nodig?
Dat hangt af van het type machine en het aantal gezette koppen. Intensief gebruikte machines hebben vaker controle nodig dan een compacte machine op een klein kantoor.
Valt dagelijkse reiniging onder het onderhoudscontract?
Meestal niet. Het legen en reinigen van lekbakken, uitlopen en melksystemen blijft doorgaans de verantwoordelijkheid van de gebruiker.
Wat gebeurt er als de koffiemachine niet direct gerepareerd kan worden?
Bij sommige contracten krijgt u tijdelijk een vervangende machine. Controleer vooraf of dit is inbegrepen en welke voorwaarden gelden.
Kan ik ook bij een gekochte koffiemachine een onderhoudscontract afsluiten?
Ja. Een apart servicecontract kan juist bij een gekochte machine interessant zijn, omdat u dan zelf verantwoordelijk bent voor onderhoud en reparaties.
Persoonlijk advies nodig?
Onze experts helpen je graag met de juiste keuze voor je kantoor. Of het nu gaat om koffie of printoplossingen — wij denken met je mee.