Wat kost een kantoorprinter per maand? Zo vergelijkt u offertes eerlijk

Op de ene offerte staat €29 per maand. Op de andere €89. De goedkoopste keuze lijkt snel gemaakt.

Totdat blijkt dat toner apart wordt berekend. Dat onderhoud niet is inbegrepen. Of dat iedere kleurenpagina boven op het maandbedrag komt.

De kosten van een kantoorprinter bestaan bijna nooit uit één bedrag. Wie zakelijke printers eerlijk wil vergelijken, moet kijken naar de totale kosten per maand. Niet alleen naar de huur- of leasetermijn.

In dit artikel zetten we alle onderdelen op een rij.

De totale kosten van een kantoorprinter

Een simpele rekensom maakt offertes een stuk duidelijker:

Totale maandkosten = machinebedrag + afdrukkosten + service + verbruik + eventuele extra’s

Het machinebedrag is meestal het opvallendste getal. De andere onderdelen bepalen vaak of een printer in de praktijk echt voordelig is.

Vraag iedere leverancier daarom om een berekening op basis van hetzelfde printvolume. Alleen dan vergelijkt u dezelfde situaties.

1. Het vaste bedrag voor de printer

Bij huren of leasen betaalt u een vast bedrag per maand voor het gebruik of de financiering van de printer. De hoogte daarvan hangt af van:

• Het model
• A4 of A3
• Kleur of alleen zwart-wit
• Afdruksnelheid
• Papiercapaciteit
• Scanmogelijkheden
• Nieuwe of gereviseerde machine
• Contractduur

Een compacte A4-printer is meestal goedkoper dan een A3-multifunctional met meerdere papierladen en een snelle scanner.

Bij Pinnacle huurt of leaset u een multifunctionele Ricoh-kleurenprinter vanaf €19 per maand voor een compact A4-model. Een multifunctionele A3-kleurenprinter is beschikbaar vanaf €33 per maand. Bij deze maandtarieven is service inbegrepen. De uiteindelijke kosten hangen af van het gekozen model, het printvolume, het kleurgebruik, de contractduur en de gewenste functies. Daarom maakt Pinnacle altijd een berekening die aansluit op het werkelijke gebruik binnen uw organisatie.

Bij Pinnacle zijn zakelijke Ricoh-kantoorprinters beschikbaar voor verschillende kantooromgevingen. Denk aan compacte modellen zoals de Ricoh IM C300 en grotere A3-machines zoals de Ricoh IM C2010 en IM C3010. Bekijk het actuele aanbod kantoorprinters voor de beschikbare modellen.

2. Kosten per afdruk

Veel zakelijke printercontracten werken met een bedrag per afdruk. Dit wordt ook wel de klikprijs genoemd.

Meestal gelden aparte tarieven voor:

• Een zwart-witpagina
• Een kleurenpagina
• Soms afwijkende formaten

Het aantal afdrukken heeft daardoor direct invloed op de maandelijkse rekening. Een klein verschil per pagina lijkt weinig, maar kan bij duizenden afdrukken flink oplopen.

Vraag bij iedere offerte:

• Welke afdrukken worden geteld?
• Geldt dubbelzijdig printen als één of twee afdrukken?
• Is scannen gratis?
• Zit er een minimumaantal afdrukken in het contract?
• Worden niet-gebruikte afdrukken meegenomen naar de volgende maand?

De antwoorden verschillen per overeenkomst.

3. Zwart-wit of kleur maakt veel verschil

Een kleurenpagina is duurder dan een zwart-witpagina. Toch weten veel bedrijven niet welk deel van hun huidige volume in kleur wordt geprint.

Kijk daarom naar de tellerstanden van de bestaande printer. Gebruik bij voorkeur de laatste drie tot zes maanden. Dan krijgt u een realistisch beeld van:

• Het totale aantal pagina’s
• Het aandeel kleur
• Het aandeel zwart-wit
• Drukke en rustige maanden

Baseer een offerte niet alleen op het aantal medewerkers. Twee bedrijven met twintig medewerkers kunnen een volledig ander printgedrag hebben.

Een administratiekantoor print misschien dagelijks dossiers. Een creatief bureau werkt vooral digitaal, maar gebruikt juist vaker kleur. Het echte gebruik is belangrijker dan de grootte van het team.

4. Toner en andere verbruiksmaterialen

Controleer of toner in de afdrukprijs of het servicecontract zit. Bij een all-in overeenkomst wordt nieuwe toner vaak automatisch of op aanvraag geleverd. Bij andere contracten koopt u cartridges zelf.

Vraag ook naar andere onderdelen, zoals:

• Drums
• Fusers
• Transferonderdelen
• Nietjes voor een finisher
• Afvaltonerbakken

Deze onderdelen gaan langer mee dan een toner, maar kunnen duur zijn wanneer ze niet onder de overeenkomst vallen.

Papier is vrijwel nooit inbegrepen. Neem dit daarom apart mee in uw interne kostenberekening.

5. Service en onderhoud

Een kantoorprinter is onderdeel van de dagelijkse werkomgeving. Als de machine uitvalt, kunnen offertes, formulieren, labels en andere documenten blijven liggen.

Een servicecontract kan bestaan uit:

• Storingsdienst
• Arbeidsloon
• Voorrijkosten
• Preventief onderhoud
• Technische onderdelen
• Tonerlevering
• Ondersteuning bij instellingen
• Beheer op afstand

Lees goed wat onder “all-in service” valt. Soms zijn toner en onderdelen inbegrepen, maar worden werkzaamheden aan het netwerk apart berekend. Ook kan de responstijd verschillen.

In de blog kantoorprinter leasen met onderhoudscontract leest u welke afspraken extra aandacht verdienen.

6. Huren, leasen of kopen

De betaalvorm verandert de verdeling van de kosten.

Kantoorprinter huren

Bij huur betaalt u een vast bedrag voor het gebruik van de machine. Service kan onderdeel zijn van dezelfde overeenkomst. Huur is vaak interessant wanneer flexibiliteit belangrijk is of wanneer u geen grote investering wilt doen.

Kantoorprinter leasen

Bij lease spreidt u de kosten over een afgesproken looptijd. Het maandbedrag kan lager worden bij een langere looptijd, maar u zit dan ook langer aan de overeenkomst vast.

Controleer of service onderdeel is van de lease of als apart contract wordt toegevoegd. Kijk ook wat er aan het einde van de looptijd met de printer gebeurt.

Kantoorprinter kopen

Bij koop betaalt u de machine direct. Daarna blijven kosten voor toner, onderdelen, onderhoud en eventuele reparaties bestaan.

Kopen kan op langere termijn interessant zijn wanneer het printvolume stabiel is en u de printer lang wilt blijven gebruiken. Het vraagt wel een grotere investering vooraf.

Meer over huren en leasen leest u in Ricoh kantoorprinter huren of leasen voor uw bedrijf.

7. Nieuw of gereviseerd

Een gereviseerde kantoorprinter kan een lagere investering of een lager maandbedrag hebben dan een nieuw model. Professionele machines zijn vaak gebouwd voor intensief en langdurig gebruik. Na technische controle en vervanging van versleten onderdelen kunnen ze opnieuw worden ingezet.

Let bij een gereviseerde printer op:

• De technische staat
• De tellerstand
• Garantie
• Beschikbaarheid van onderdelen
• Leeftijd van het model
• Ondersteuning en beveiligingsupdates

Pinnacle biedt naast nieuwe modellen ook geselecteerde Second Life-machines. Daarmee krijgt bestaande apparatuur een tweede leven en hoeft niet iedere organisatie direct voor een nieuwe printer te kiezen.

8. A4 of A3

Een A3-printer is niet automatisch beter. Als uw organisatie vrijwel uitsluitend A4-documenten gebruikt, betaalt u mogelijk voor capaciteit die u niet nodig heeft.

Een A3-multifunctional wordt interessant wanneer u bijvoorbeeld regelmatig werkt met:

• Bouwtekeningen
• Ontwerpen
• Grote spreadsheets
• Posters of presentatiemateriaal
• Documenten die op A3 worden gescand

Voor gewone offertes, administratie en correspondentie is een compacte A4-multifunctional vaak voldoende.

Kijk dus naar het werkelijke gebruik. Niet naar de langste lijst met functies.

9. Installatie en inrichting

Een professionele printer moet worden geplaatst en ingericht. Denk aan:

• Levering op de juiste verdieping
• Aansluiting op het netwerk
• Installatie van printerdrivers
• Scan naar e-mail of netwerkmappen
• Instellen van gebruikers en pincodes
• Koppeling met cloudopslag
• Uitleg aan medewerkers

Vraag of deze werkzaamheden in de offerte zitten. Bij meerdere locaties of ingewikkelde netwerken kunnen extra installatiekosten gelden.

10. Contractvoorwaarden die de prijs beïnvloeden

Een maandbedrag zegt weinig zonder de voorwaarden ernaast.

Let vooral op:

• Looptijd
• Jaarlijkse prijsindexatie
• Opzegvoorwaarden
• Kosten bij vroegtijdig stoppen
• Minimumafname
• Meerprijs boven het afgesproken volume
• Verplaatsing naar een andere locatie
• Overnameprijs aan het einde
• Automatische verlenging

Een lage prijs met een lange, starre overeenkomst kan uiteindelijk minder aantrekkelijk zijn dan een iets hoger bedrag met meer flexibiliteit.

Zo berekent u uw verwachte maandkosten

Gebruik voor een eerlijke vergelijking deze stappen:

1. Noteer de tellerstanden van de laatste drie tot zes maanden.
2. Bereken het gemiddelde aantal zwart-wit- en kleurenpagina’s.
3. Noteer piekmaanden apart.
4. Vraag per leverancier hetzelfde type printer aan.
5. Laat iedere leverancier rekenen met hetzelfde printvolume.
6. Voeg het vaste machinebedrag en de afdrukkosten samen.
7. Controleer welke service, toner en onderdelen inbegrepen zijn.
8. Neem eenmalige installatiekosten en jaarlijkse indexatie mee.

Zo krijgt u een maandbedrag dat dichter bij de werkelijkheid ligt.

Veelgemaakte fouten bij het vergelijken

Bedrijven kijken vaak alleen naar de huur- of leasetermijn. Daardoor blijven belangrijke kosten buiten beeld.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Het printvolume gokken
• Zwart-wit en kleur niet apart berekenen
• Een te grote printer kiezen
• Servicevoorwaarden niet lezen
• Alleen nieuwe machines vergelijken
• Geen rekening houden met installatie
• Een lange looptijd kiezen voor een snel veranderende organisatie

Een printer die goed past bij het gebruik is meestal voordeliger dan het goedkoopste of uitgebreidste model.

Stel deze vragen bij iedere offerte

1. Wat is het vaste maandbedrag?
2. Wat kost een zwart-wit- en kleurenafdruk?
3. Zijn toner en technische onderdelen inbegrepen?
4. Zijn arbeid en voorrijkosten inbegrepen?
5. Welke responstijd geldt bij een storing?
6. Zijn installatie en netwerkinrichting inbegrepen?
7. Wat gebeurt er bij meer of minder printvolume?
8. Wordt de prijs jaarlijks geïndexeerd?
9. Kunnen we de printer aanpassen als het bedrijf groeit?
10. Wat gebeurt er aan het einde van de overeenkomst?

Met deze antwoorden wordt snel duidelijk welke offerte echt voordelig is.

De juiste prijs begint bij de juiste printer

Wat een kantoorprinter per maand kost, hangt dus af van meer dan het model. Printvolume, kleurgebruik, service, toner, looptijd en installatie tellen allemaal mee.

Begin daarom niet met de vraag welke printer het goedkoopst is. Begin met de vraag wat uw organisatie werkelijk nodig heeft.

Pinnacle levert en onderhoudt Ricoh-kantoorprinters voor bedrijven in Nederland en België. Op basis van het printvolume, de gewenste functies en de werkomgeving kan een passende nieuwe of gereviseerde machine worden geselecteerd.

Persoonlijke berekening nodig?

Bekijk de zakelijke kantoorprinters of vraag een vrijblijvende offerte aan. Met uw huidige tellerstanden kan Pinnacle een voorstel maken dat aansluit op het echte gebruik.

Veelgestelde vragen

Wat kost het huren van een kantoorprinter?

Bij Pinnacle huurt of leaset u een multifunctionele A4-kleurenprinter vanaf €19 per maand. Een A3-kleurenprinter is beschikbaar vanaf €33 per maand. Service is bij deze tarieven inbegrepen. De totale maandkosten hangen daarnaast af van het model, de contractduur, het printvolume en het aantal kleurenafdrukken.

Is toner inbegrepen bij het huren of leasen van een printer?

Bij sommige all-in contracten wel. Bij andere overeenkomsten wordt toner apart geleverd of berekend. Controleer dit altijd in de offerte.

Is een A3-printer veel duurder dan een A4-printer?

Een A3-multifunctional heeft meestal een hoger machinebedrag. Het verschil in totale kosten hangt ook af van snelheid, papierladen, scanfuncties en printvolume.

Is een gereviseerde kantoorprinter betrouwbaar?

Een professioneel gecontroleerde en gereviseerde printer kan nog jarenlang worden gebruikt. Let wel op garantie, tellerstand, beschikbare onderdelen en service.

Wat is goedkoper: een kantoorprinter kopen of leasen?

Kopen kan voordelig zijn wanneer u de machine lang gebruikt. Leasen spreidt de investering en kan meer financiële voorspelbaarheid geven. De beste keuze hangt af van gebruik, service en gewenste flexibiliteit.